Grupy w Smartsheet.

Podstawowym zadaniem grup w Smartsheet jest łatwe zarządzanie dostępem do arkuszy i obszarów roboczych. Dodanie pracownika do grupy jest prostą czynnością, tak samo jak jego usunięcie w przypadku rozwiązania współpracy. Administrator grupy może również szybko współdzielić jakiekolwiek informacje z całą grupą (w przypadku planu biznesowego). Po utworzeniu takiej grupy każdy jej użytkownik będzie mógł wysyłać informacje do pozostałych członków.


Wymagania do stworzenia grupy w Smartsheet. Aby uzyskać uprawnienia administratora grupy musisz być użytkownikiem licencjonowanym. W wersji Enterprise administrator systemu może ograniczać uprawnienia użytkowników do bycia członkami grup.


Tworzenie grupy Smartsheet. Grupę utworzysz w menu zarządzania swoim kontem. Formularz, który się otworzy zawiera wszystkie dostępne grupy. Możesz z tego miejsca dodać kolejną wraz z określeniem jej nazwy. Następnie możesz do utworzonej grupy dodawać kontakty. Możesz dodać dowolną liczbę kontaktów i nie muszą to być istniejący użytkownicy Smartsheet. 

Co jeszcze warto wiedzieć o edycji grup?
  • Istnieje możliwość dodania użytkowników grupy poprzez import pliku CSV lub XLSX. W tym celu należy wkleić całą listę do formularza dodawania kontaktów.
  • Administrator może pobrać raport wykazujący udzielone dostępy do arkuszy (CSV). Pobrany plik będzie zawierał nazwę każdego arkusza, który został udostępniony do grupy, a także nazwę właściciela arkusza, datę ostatniej modyfikacji, poziom uprawnień grupy.
  • Usunięcie grupy jest możliwe, lecz skutkuje usunięciem jej również z współdzielonych arkuszy.
Użycie grup do komunikacji w Smartsheet. W wersji Biznesowej każdy użytkownik może korzystać z nazw grup do wysyłania wiadomości oraz współdzielenia określonych elementów. Dotyczy to przede wszystkim wysyłania wiadomości email, a także udostępniania arkuszy, raportów, dashboardów. Odpowiednia funkcja dostępna jest w prawym górnym rogu okna Smartsheet.
  • Podczas współdzielenia elementu Smartsheet należy wybrać poziom uprawnień, jaki nadajemy grupie.
  • Jeżeli zostało coś udostępnione całej grupie, aby usunąć uprawnienia pojedycznego członka tej grupy, należy odebrać uprawnienia całej grupie.
  • Jeżeli przesyłasz wiadomość do grupy, której jesteś członkiem, wszyscy ją otrzymają, poza Tobą.
  • Jeżeli użytkownik został przydzielony do określonego elementu indywidualnie oraz jako członek grupy, będzie dziedziczył wyższe uprawnienia.
  • Jeżeli nie chcesz dzielić informacji z całą grupą, a jedynie wybranymi z niej osobami, możesz użyć ikonki strzałki przy nazwie grupy i opcji rozwinięcia. Uzyskasz wówczas listę adresów email członków grupy, spośród których możesz usunąć wybrane z nich. W ten sposób udostępnisz arkusz Smartsheet jedynie tym wybranym osobom, a nie całej grupie.