W arkuszu dedykowanym prowadzeniu projektów możesz uruchomić funkcjonalność zależności w następujących kolumnach:
W przypadku uruchomienia zależności należy mieć na uwadze, że nie będzie możliwości korzystania z formuł w wymienionych kolumnach.
Aby uruchomić zależności na arkuszu Smartsheet, użyj ikonki ustawień w widoku Gantta. W kolejnym kroku możesz zmapować swoje kolumny do automatycznych akcji.
Z włączonymi zależnościami, każdy wiersz-rodzic będzie wyświetlał podsumowanie wierszy zależnych (podzadań). Wartości te zostaną automatycznie przeliczone i nie będą podlegały ręcznej modyfikacji.
Daty startu i zakończenia dla zadań
Każde zadanie w projekcie Smartsheet wymaga podania daty startowej i końcowej, które można ustalić z dokładnością do roku, miesiąca i dnia. Daty te będą służyły do zwizualizowania czasu trwania zadania w postaci paska postępu wyświetlanego w widoku wykresu Gantta. Na początku każdego projektu tworzymy założenia, które mogą ulegać zmianom, stąd w Smartsheet możesz podejrzeć historię zmian klikając prawym przyciskiem myszy w komórkę daty.
Jeżeli w wierszu podany został czas założony na realizację zadania, a także zadanie posiada w zależności zadanie poprzedzające, daty rozpoczęcia i zakończenia zadania zostaną przeliczone automatycznie. Gdy użyta zostanie między zadaniami zależność koniec-start lub start-start, data początkowa będzie możliwa do ustalenia na podstawie zadania poprzedzającego. Natomiast data końcowa zostanie obliczona na podstawie czasu trwania zadania. Jeżeli zależność zostanie określona jako start-koniec lub koniec-koniec, data końcowa zadania zostanie skalkulowana automatycznie bazując na datach zadania poprzedzającego i data początkowa zadania będzie stanowiła różnicę między datą końcową i czasem trwania zadania.
W przypadku przeliczania dat zadań przez mechanizm Smartsheet wciąż zachowujesz możliwość ręcznej edycji tych danych. Zrobienie jednak tego spowoduje rozłączenie zależności pomiędzy zadaniami.
Miej na uwadze, że jeżeli wiersz nadrzędny (rodzic) ma ustaloną relację z innym zadaniem, każde zadanie podrzędne wobec niego będzie uzyskiwało daty rozpoczęcia zgodnie z powyższymi zasadami. Jeżeli chcesz dowolnie kształtować te czasy, należy usunąć zależność z zadania nadrzędnego.
Po włączeniu zależności w arkuszu projektu Smartsheet, daty końcowe oraz początkowe w podzadaniach, które zostały obliczone na podstawie zadań poprzedzających, nie będą możliwe do edycji w raportach, na podstawie żądania aktualizacji, w aplikacjach mobilnych. Natomiast masz możliwość ręcznej aktualizacji daty startowej lub czasu trwania zadania, a Smartsheet automatycznie zaktualizuje datę końcową. W widoku Gantta możesz najechać myszą na pasek zadania i techniką chwyć i upuść przenieść je tak, aby dostosować daty rozpoczęcia i zakończenia. Czynność ta rozłączy jednak zależność jaka łączyła to zadanie z jego poprzednikiem.
Czas trwania zadania w Smartsheet
Wartość ta określa spodziewany czas jaki zajmie realizacja zadania. W odpowiedniej kolumnie tego typu możesz wprowadzać wartości, które go określają:
- Tygodnie (np. 3w)
- Dni pracy - całe (np. 5d)
- Dni pracy - częściowe (np. 2.5d)
- Godziny (np. 8h)
- Minuty (np. 30m)
- Sekundy (np. 600s) a także millisekundy (np. 400000ms)
- Kombinacje powyższych (np. 5h 30m)
- Czas nie biorący pod uwagę dni i godzin pracujących - w tym wypadku system będzie liczył czas niezależnie od ograniczeń jakie nadkładają godziny i dni robocze (np. e3d, e5h, e3.5d, itd.)
Wiersze podsumowań (wiersze-rodzice, nadrzędne) będą przedstawiały podsumowanie w dniach pracy częściowych. W przypadku gdy zadanie zabiera więcej czasu niż zostało to przewidziane, możesz zwiększyć czas trwania zadania, tym samym przesuwając jego datę końcową, co spowoduje również przesunięcie dat wszelkich zadań powiązanych.
Zadanie z czasem trwania równym "0" to tzw. Kamień milowy. Zadanie takie otrzymuje na wykresie Gantta ikonkę w kształcie diamentu i jest używane do tego, aby wskazać na istotne z punktu widzenia projektu zdarzenie lub punkt kontrolny.
Procent ukończenia zadania w projekcie Smartsheet.
Skorzystaj z kolumny typu %Complete w podzadaniach, aby ręcznie wprowadzić wymiar w jakim dane zadanie zostało ukończone. Skorzystanie z tej funkcji doda do paska zadania dodatkowy element graficzny, w postaci szarej nakładki, aby zwizualizować postęp w zadaniu. Wiersze nadrzędne będą kalkulowały % wykonania zadań podrzędnych i podawały tą informację w podsumowaniu. Możesz z tego zrezygnować zmieniając ustawienia projektu, co umożliwi Ci skorzystanie zamiast tego z formuł w wierszu podsumowań lub ręcznego podawania danych.
Zadania poprzedzające.
Tworzenie zależności między zadaniami typu zadanie poprzedzające polega na podaniu w odpowiedniej kolumnie (Predecessor) numeru wiersza zadania poprzedzającego. Daty zadań zostaną automatycznie dostosowane zgodnie ze zmianami w zadaniu poprzedzającym. Zależności te będą także wpływały na ścieżkę krytyczną projektu. Występowanie zależności umożliwia programowi Smartsheet wytyczenie sekwencji zadań, które determinują przebieg całego projektu. Ścieżka krytyczna może zostać zwizualizowana poprzez skorzystanie z odpowiedniego widoku na wykresie Gantta.