W dzisiejszych czasach wielu pracowników musi oprócz swoich zwykłych ról rozwijać umiejętności zarządzania projektami. Coraz ważniejsze staje się także łączenie zespołów z różnych działów, ponieważ polegają one na sobie nawzajem w zarządzaniu projektami, oraz optymalizacji zadań tak, aby jeszcze sprawniej osiągać cele.
Aby sprostać tym wymaganiom, powstała nowa kategoria oprogramowania biznesowego. Kilka firm stworzyło aplikacje do wspólnego zarządzania pracą i wykonywania projektów. Jednak w miarę jak ta kategoria produktów się rozrasta i obejmuje szeroką gamę ofert, klientom coraz trudniej jest określić, która platforma jest odpowiednia dla ich organizacji.
Najlepsze platformy do wykonywania pracy zapewniają zespołom możliwość umieszczania wielu projektów w jednym miejscu. Pozwalają dostosować pulpit nawigacyjny, aby wyświetlał kluczowe wskaźniki i informacje. Umożliwiają współpracę między działami, dostawcami i klientami, a także wykonywanie pracy w dowolnym miejscu, gdzie członkowie zespołu korzystają z solidnej i synchronicznej aplikacji mobilnej.
Czytając dalej, dowiesz się więcej o tym, gdzie typowe aplikacje do zarządzania projektami zawodzą. Poznasz także możliwości, jakie oferują najlepsze w swojej klasie platformy do wykonywania pracy. A przede wszystkim, odkryjesz, w jaki sposób Smartsheet umożliwia wszystkim zespołom zarządzanie wieloma projektami jednocześnie.
Wyjdź z myślenia o pojedynczym projekcie
Współpraca między zespołami biznesowymi i interesariuszami jest kluczowa dla skutecznego prowadzenia projektów o dużym wpływie. Aby ułatwić ten proces, istnieje wiele aplikacji do zarządzania projektami, które oferują różne funkcje i narzędzia. Jednak nie wszystkie z nich są odpowiednie dla firm średniej wielkości i dużych przedsiębiorstw, które mają bardziej złożone przepływy pracy i potrzebują bardziej zaawansowanych widoków.
Wprowadzenie pulpitów nawigacyjnych jest jednym ze sposobów, aby zwiększyć efektywność pracy zespołów. Dzięki nim można przedstawiać projekty jako niezależne kafelki, co ułatwia ich monitorowanie i zarządzanie. Jednak nie zawsze jest to wystarczające dla firm, które mają wiele projektów i potrzebują bardziej kompleksowych rozwiązań.
Smartsheet to narzędzie, które umożliwia umieszczenie wielu projektów w jednym miejscu. Dzięki temu zespół ds. usług kreatywnych może gromadzić wiele żądań projektowych w jednym arkuszu, co ułatwia ustalanie priorytetów i śledzenie postępów. Dodatkowo, dzięki funkcjom przypisywania zadań i terminów, można łatwo określić, kto jest odpowiedzialny za wykonanie konkretnych zadań.
Ważne jest również, aby różne działy w firmie efektywnie współpracowały. Dlatego warto zastanowić się nad narzędziami, które umożliwiają łatwą komunikację i udostępnianie informacji między zespołami. Na przykład, Smartsheet oferuje możliwość komentowania i dyskutowania na temat konkretnych zadań, co ułatwia koordynację działań i rozwiązywanie problemów.
Wnioski
Wprowadzenie pulpitów nawigacyjnych i innych zaawansowanych funkcji do zarządzania projektami może znacznie poprawić efektywność pracy zespołów biznesowych. Narzędzia takie jak Smartsheet umożliwiają umieszczenie wielu projektów w jednym miejscu, co ułatwia śledzenie postępów i zarządzanie zadaniami. Dodatkowo, efektywna współpraca między działami jest kluczowa dla sukcesu projektów o dużym wpływie.
Niektóre aplikacje przeznaczone do zarządzania projektami skutecznie pokazują, jak pojedynczy projekt wpływa na Twój zespół, ale nie pokazują pełnego wpływu, jaki projekt ma na poziomie dywizji i organizacji. Aplikacje udostępniające wyłącznie indywidualny widok projektu znacznie ograniczają możliwość wykonania pracy, biorąc pod uwagę rosnącą potrzebę w większości firm dwustronnej współpracy między zespołami.
Dzięki Smartsheet możesz utworzyć i bezpośrednio osadzić raport z istniejących zadań, niezależnie od projektu, w dashboardzie lub portalach. Pulpity nawigacyjne Smartsheet można łatwo dostosować, dzięki czemu można dodać wiele materiałów pomocniczych w celu śledzenia wydajności.
Na przykład dział technologii informatycznych (IT) może śledzić nie tylko zadania, ale także wszelkie kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) na oddzielnym panelu kontrolnym, dzięki czemu może monitorować czas pracy, wskaźnik zamykania zgłoszeń i eliminować luki w swoich procesach.
Dzięki widżetowi treści internetowych Smartsheet możesz osadzać zewnętrzne treści internetowe w panelu kontrolnym, w tym: filmy z YouTube i Vimeo, raporty Tableau i Microsoft Power BI, dokumenty pochodzące z Google Suite lub Microsoft Office 365 oraz Mapy Google lub Bing Maps. Ponadto możesz osadzać elementy Smartsheet — takie jak formularze, arkusze we wszystkich dostępnych widokach lub aplikację Kalendarz Smartsheet — aby scentralizować informacje i dane potrzebne Twojemu zespołowi lub wszystkim osobom w organizacji w jednym miejscu oraz zapewnić dostęp do przeglądania inne działy.
Alternatywnie zespoły w przedsiębiorstwach, które łączą wiele projektów z zewnętrznymi interesariuszami i dostawcami, którzy muszą ograniczyć uprawnienia, mogą skorzystać z Smartsheet Dynamic View, aplikacji premium, która umożliwia właścicielom firm udostępnianie tylko tego, co jest potrzebne właściwym osobom we właściwym czasie do przeglądania lub edycja, która umożliwia rozszerzonym zespołom zarządzanie procesami — i dostawcami — na dużą skalę.
Zachowaj zwinność dzięki dostępowi mobilnemu
Możliwość dostępu do swojej pracy z preferowanego urządzenia to także skuteczny sposób na skalowanie platformy wykonywania pracy w całej firmie. Chociaż niektóre popularne aplikacje do zarządzania projektami charakteryzują się eleganckim wyglądem i interfejsami użytkownika wyposażonymi w kolorowe dzwonki i gwizdki, brakuje im aplikacji mobilnej, która umożliwiłaby zespołom wykonywanie pracy z dowolnego miejsca.
Klienci z różnych branż korzystają z aplikacji mobilnej Smartsheet, dostępnej zarówno na urządzeniach z systemem iOS, jak i Android. Oto kilka czynności, które klienci Smartsheet mogą wykonać, aby zwiększyć produktywność, będąc poza domem:
• Natychmiast reaguj na prośby o aktualizację statusu i prośby o zatwierdzenie oraz, jeśli to konieczne, podawaj dodatkowe informacje lub kontekst
• Skanuj kody kreskowe i kody QR bezpośrednio ze swojego urządzenia i przeglądaj obrazy kodów QR lub numery kodów bezpośrednio w arkuszu
• Zbieraj dane za pomocą formularzy Smartsheet, które automatycznie wypełniają arkusz
Na przykład specjalista HR, który za pomocą formularza inicjuje ankietę obejmującą całą firmę, może wykorzystać uzyskane dane do tworzenia raportów, pulpitów nawigacyjnych i portali. Następnie mogą bezpośrednio wprowadzić zmiany w arkuszu bazowym w aplikacji mobilnej.
Dzięki wielu widokom projektu, lepszej widoczności i współpracy za pośrednictwem pulpitów nawigacyjnych oraz niezawodnej aplikacji mobilnej, Smartsheet umożliwia klientom wywieranie wpływu na swoją organizację.
Platforma Smartsheet oferuje ekosystem rozwiązań, zautomatyzowanych działań i innych możliwości, które mogą zwiększyć produktywność Twojego zespołu, umożliwiając indywidualnym współpracownikom, zespołom i liderom skupienie się na strategiach i projektach, które mają trwały wpływ.
Zarządzanie projektami na wyższym poziomie dzięki Smartsheet
Wpływ projektów na organizację
Tradycyjne aplikacje do zarządzania projektami skupiają się głównie na indywidualnym widoku projektu, nie uwzględniając pełnego wpływu, jaki ma on na poziomie dywizji i organizacji. Jednak Smartsheet oferuje rozwiązanie, które pozwala spojrzeć na projekty w szerszym kontekście.
Dostosowane pulpity nawigacyjne
Smartsheet umożliwia tworzenie i osadzanie raportów z istniejących zadań w dashboardzie lub portalach. Dzięki temu można śledzić wydajność projektów i dodawać różne materiały pomocnicze, które ułatwiają monitorowanie postępów.
Przykładowo, dział technologii informatycznych może śledzić nie tylko zadania, ale także kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) na oddzielnym panelu kontrolnym. Dzięki temu mogą monitorować czas pracy, wskaźnik zamykania zgłoszeń i eliminować luki w procesach.
Osadzanie treści internetowych
Smartsheet umożliwia osadzanie zewnętrznych treści internetowych w panelu kontrolnym. Można osadzać filmy z YouTube i Vimeo, raporty Tableau i Microsoft Power BI, dokumenty z Google Suite lub Microsoft Office 365, a także mapy Google lub Bing Maps. Dodatkowo, można osadzać elementy Smartsheet, takie jak formularze, arkusze i aplikację Kalendarz Smartsheet, aby scentralizować informacje i dane potrzebne zespołowi lub całej organizacji.
Dynamiczny widok dla zespołów
Firmy, które mają wiele projektów i współpracują z zewnętrznymi interesariuszami i dostawcami, mogą skorzystać z aplikacji Smartsheet Dynamic View. Jest to aplikacja premium, która umożliwia właścicielom firm udostępnianie tylko niezbędnych informacji właściwym osobom we właściwym czasie. Dzięki temu rozwiązaniu zespoły mogą zarządzać procesami i dostawcami na dużą skalę.
Mobilny dostęp do pracy
Dostęp do pracy z preferowanego urządzenia to kluczowy element skalowania platformy zarządzania projektami w firmie. Smartsheet oferuje aplikację mobilną, która umożliwia zespołom wykonywanie pracy z dowolnego miejsca.
Klienci Smartsheet mogą korzystać z aplikacji mobilnej na urządzeniach z systemem iOS i Android. Dzięki temu mogą natychmiast reagować na prośby o aktualizację statusu, skanować kody kreskowe i QR, zbierać dane za pomocą formularzy i wiele więcej.
Wpływ na organizację
Dzięki wielu widokom projektu, lepszej widoczności i współpracy za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego oraz niezawodnej aplikacji mobilnej, Smartsheet umożliwia klientom wywieranie wpływu na swoją organizację.
Podsumowanie
Platforma Smartsheet oferuje ekosystem rozwiązań, zautomatyzowanych działań i innych możliwości, które zwiększają produktywność zespołu. Pozwala to indywidualnym współpracownikom, zespołom i liderom skupić się na strategiach i projektach, które mają trwały wpływ.