Podstawy Smartsheet. Praca z kolumnami danych.

Kolumny w Smartsheet są podobne jak w innych popularnych arkuszach kalkulacyjnych, z tym że posiadają wiele dodatkowych, specjalnych opcji, tkóre sprawiają, że praca staje się prostsza i dużo bardziej efektywna. Warto w tym miejscu powiedzieć o różnych typach kolumn, takich jak główne, liczbowo-tekstowe, list kontaktowych, daty, list wyboru, tzw. checkboxów, symboli, autonumerowania i kolumn systemowych. W Smartsheet jest wiele możliwości zarządzania porządkiem i layoutem kolumn, można także blokować ich zawartość przed możliwością edycji przez innych użytkowników.

Różne typy kolumn. Wybór spośród typów kolumn daje możliwości większej kontroli i zachowania uporządkowanej struktury danych w arkuszach Smartsheet. Na początek masz do wyboru kolumny domyślne oraz kolumny konfigurowalne. Ich ogólna specyfika przedstawia się następująco:

- Kolumny domyślne nie mogą być zmieniane i usuwane.

- Kolumna pierwsza zawsze jest typu tekst-liczba i nie może zostać zmieniona.

- Kolumny konfigurowalne wybiera się spośród następujących typów: tekst/liczba, lista kontaktowa, data, lista rozwijana z pojedynczym lub wielokrotnym wyborem, checkbox, symbol, autonumeracja. Użytkownik licencjonowany z uprawnieniami właściciela lub admina może dodawać i edytować konfigurowalne kolumny.

Smartsheet_Columns_1

Kolumny domyślne.

Każdy arkusz posiada pierwszą kolumnę, która jest obowiązkowa i nie może zostać usunięta. Wartość pierwszej kolumny często będzie określała zawartość wiersza. Typ danych zawieranych przez pierwszą kolumnę to tekst/liczba i nie może to być zmienione. W tej kolumnie będą wyświetlane ikonki monitujące na temat specyficznych zdarzeń występujących we wierszu:

- Ikonka załącznika - informuje, że w wierszu znajduje się załącznik. Kliknij ikonkę aby sprawdzić co to za załącznik.

- Ikonka komentarza - pojawi się w przypadku, gdy we wierszu istnieje jakiś komentarz.

- Ikonka akcji - wyświetlana jest, gdy istnieje jakieś przypomnienie.

- Ikonka zapytania o aktualizację.

- Ikonka zablokowania wiersza.

- Ikonka funkcji alokacji zasobów W przypadku, gdy wiersz zawiera wiele akcji, zostanie wyświetlona odpowiednia ilość ikon w pierwszej kolumnie.

Smartsheet_Columns_2

Kolumny konfigurowalne. Tekst/liczba.

Ten typ kolumny może zawierać tekst, wartości liczbowe, lub ich kombinację. Ich rola będzie najodpowiedniejsza w przypadku różnorakich tekstów, jak np. komentarze, albo wartości liczbowych, jak raport wydatków. Do tego typu kolumny można zastosować formatowanie, aby wyświetlać dane w formie waluty czy też procentowej.  


Lista kontaktowa. 

Ten typ kolumny będzie najodpowiedniejszy do przypisywania osób w określonych rolach, jak np. osoba odpowiedzialna, właściciel, zaakceptowane przez... itp. Kolumna kontaktu pozwala przypisywać wiersz do współpracownika albo do kontaktu z listy kontaktowej Smartsheet. Tej kolumny można użyć także do wysyłania powiadomień do współpracowników i generowania raportów ukazujących listę zadań przypisanych do określonych pracowników. Ten typ pola może mieć wskazane domyślne wartości w formie preferowanych kontaktów. Jeżeli nie zostały określone preferowane kontakty, należy wpisać nazwę kontaktu lub adres email. Podczas wpisywania, system będzie podpowiadał pasujące wyniki. Jeżeli kontakt nie istnieje, można dodać go korzystając ze strzałki z rozwijaną listą opcji. Aby usunąć kontakty, należy usunąć je z kolumny kontaktów oraz opcji  dostępnych w edycji pola. W Smartsheet można używać kolumny kontaktów aby przypisywać pracowników do zadań. 


Data. 

W ramach pól kolumny daty można wprowadzać konkretne daty korzystając z opcji kalendarza. Datę można wprowadzić również wpisując wartość w komórkę. Ten typ danych powinien istnieć w arkuszu Smartsheet jeżeli zamierzasz korzystać z zależności i wyświetlać dane w widoku kalendarza. Format daty będzie powiązany z ustawieniami użytkownika. 


Lista rozwijana. 

Kolumna tego typu będzie wyświetlała opcje dostępne z listy rozwijanej jednokrotnego lub wielokrotnego wyboru. Przy wyborze tej kolumny będziesz mieć możliwość wprowadzenia danych, które będą wyświetlane na liście. Usuwamy wpis na liście korzystając z przycisku Backspace lub Delete.


Checkbox. 

W kolumnie tej można odznaczać i zaznaczać wskazane wartości. Checkbox pojawi się w komórce tylko wówczas, gdy wartość została wprowadzona w innej kolumnie tego wiersza. 


Symbole. 

Kolumna ta będzie wyświetlała wizualne symbole służące określeniu statusu wiersza. Nie ma możliwości stosowania własnych symboli w tej kolumnie. 


Autonumeracja / Kolumna Systemowa. 

Ten typ kolumny będzie generował automatycznie numerację wierszy w arkuszu, które zawierają dane. Ta funkcja pomaga stworzyć system do nadawania unikalnych ID i sygnatur różnym elementom, np. klientom, part numberom, numerów faktur, itp. Ten typ kolumny może posłużyć również jako system logowania wszelkich akcji wykonywanych we wierszu, m.in. kto utworzył wiersz, kto go zmodyfikował, wraz z dokładnymi znacznikami czasu.

Weź to pod uwagę:
  • Nawet jeżeli została ustawiona kolumna o określonym typie danych będzie możliwość wprowadzenia dowolnego tekstu.
  • Jeżeli masz uprawnienia do edycji kolumn, możesz temu zapobiec poprzez zaznaczenie checkboxa wprowadzającego walidację danych.
  • Wprowadzanie opisu kolumny jest dobrą praktyką wyjaśniającą użytkownikom arkusza Smartsheet jakiego postępowania z danymi po nich się spodziewamy. Poprzez najechanie kursorem na ikonkę informacji wyświetli się wprowadzony w opisie kolumny tekst.