Nikogo nie zdziwi, że wiersze są kluczowym elementem arkusza i posłużą nam do wpisywania kolejnych rekordów takich, takich jak lista klientów, zadań, lista zamówień. Wiersze mogą zawierać także dodatkowe informacje, załączniki i komentarze.
Smartsheet umożliwia nakładanie przypomnień na wiersze, aby mieć rękę na pulsie w takich ważnych przypadkach, jak terminy realizacji. Nie brakuje także funkcji wykorzystywanych do współpracy i komunikacji, jak możliwość wysłania wymogu aktualizacji, albo przesłania wiersza współpracownikowi.
Nad hierarchią danych gromadzonych w wierszach można zapanować poprzez wykorzystanie funkcji konspektu, która pozwala na stworzenie relacji rodzic-dziecko pomiędzy wierszami i w wygodny sposób zwijać i rozwijać informacje, tym samym dając narzędzie do zarządzania widokiem projektu w sposób dynamiczny.
Funkcjonalność zwijania wierszy zależnych.
Jeżeli uruchomiono funkcję wierszy zależnych, wiersze - rodzice (nadrzędne) automatycznie gromadzą informacje w kolumnach. Na przykład, data początkowa w wierszu nadrzędnym zostanie automatycznie ustawiona na najwcześniejszą datę spośród tych zgromadzonych w wierszach zależnych. Podobnie sytuacja będzie się miała z innymi danymi. Czas trwania lub % ukończenia zadań w z wierszy zależnych zostanie obliczony jako średnia ważona do wiersza nadrzędnego.
Przenoszenie wierszy, kolumn i komórek.
Podczas pracy z arkuszem Smartsheet nie raz zdarzy się konieczność przesunięcia komórki, kolumny lub wiersza. Poniżej opisujemy w jaki sposób program dopuszcza takie możliwości. Po pierwsze jednak, musisz posiadać uprawnienia administratora, właściciela albo edytora aby wprowadzać tego typu zmiany w arkuszu. Takie same uprawnienia należy mieć w arkuszu, do którego dane będą przesuwane. Należy mieć także na uwadze, aby dane w arkuszu do którego przenosimy, były tego samego typu co dane w arkuszu źródłowym, a kolumny posiadały te same nazwy. Jeżeli nie będzie takiej zgodności, dane które przeniesiesz zostaną umieszczone w nowej kolumnie. Stamtąd możesz je skopiować i w kleić w pożądanym miejscu.
Przenoszenie danych w ramach arkusza.
Przenoszenie danych do innego arkusza.
Jeżeli zamierzasz przenieść wiersz do innego arkusza, rozwiń opcję wiersza za pomocą strzałki znajdującej się przy jego numerze i wybierz "Move to Another Shhet". Możesz przenieść wiele wierszy jednocześnie zaznaczając je i wykonując powyższą akcję. Następnie wybierz arkusz docelowy spośród wyświetlonych opcji. Wszelkie informacje, załączniki, komentarze z wiersza zostaną przeniesione do arkusza docelowego. Także historia działań na komórkach tego wiersza będzie ujawniała fakt przeniesienia tego wiersza.
Weź pod uwagę, że:
Zabezpieczenia wierszy i kolumn.
Jeżeli chcesz chronić kluczowe dane przed zmianą lub usunięciem przez inne osoby z dostępem do Twojego arkusza, możesz posłużyć się funkcją blokady. Dane zablokowane nie mogą być edytowane.
Inną metodą zabezpieczającą dane jest odpowiednie zastosowanie uprawnień nadawanych użytkownikom Smartsheet, na przykład, nadanie użytkownikowi uprawnień oglądającego bardziej niż edytującego.
Interesującą funkcją jest możliwość tworzenia automatycznych reguł, które zablokują dane w komórce przy wystąpieniu określonych warunków.
Najważniejsze sprawy, o których należy pamiętać zabezpieczając dane w arkuszach Smartsheet: