Podstawy Smartsheet. Wiersze i hierarchia.

Nikogo nie zdziwi, że wiersze są kluczowym elementem arkusza i posłużą nam do wpisywania kolejnych rekordów takich, takich jak lista klientów, zadań, lista zamówień. Wiersze mogą zawierać także dodatkowe informacje, załączniki i komentarze.  Smartsheet umożliwia nakładanie przypomnień na wiersze, aby mieć rękę na pulsie w takich ważnych przypadkach, jak terminy realizacji. Nie brakuje także funkcji wykorzystywanych do współpracy i komunikacji, jak możliwość wysłania wymogu aktualizacji, albo przesłania wiersza współpracownikowi.
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_com
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_2
Nad hierarchią danych gromadzonych w wierszach można zapanować poprzez wykorzystanie funkcji konspektu, która pozwala na stworzenie relacji rodzic-dziecko pomiędzy wierszami i w wygodny sposób zwijać i rozwijać informacje, tym samym dając narzędzie do zarządzania widokiem projektu w sposób dynamiczny.
  • W Smartsheet nie ma limitu dla tworzonych poziomów powiązań między wierszami.
  • Istnieje możliwość przenoszenia wierszy wraz z zagnieżdżonymi wierszami - dziećmi. Wystarczy kliknąć i przeciągnąć taki wiersz w inne miejsce. Usunięcie wiersza - rodzica spowoduje usunięcie wierszy powiązanych.
  • Jeżeli jest włączona funkcja zależności między wierszami w projekcie, wiersz - rodzic będzie podsumowaniem danych zawartych w wierszach zależnych.
  • Usunięcie wiersza - rodzica spowoduje usunięcie wierszy powiązanych.
Funkcjonalność zwijania wierszy zależnych. Jeżeli uruchomiono funkcję wierszy zależnych, wiersze - rodzice (nadrzędne) automatycznie gromadzą informacje w kolumnach. Na przykład, data początkowa w wierszu nadrzędnym zostanie automatycznie ustawiona na najwcześniejszą datę spośród tych zgromadzonych w wierszach zależnych. Podobnie sytuacja będzie się miała z innymi danymi. Czas trwania lub % ukończenia zadań w z wierszy zależnych zostanie obliczony jako średnia ważona do wiersza nadrzędnego.
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_3
  • Należy pamiętać, że z uruchomioną funkcją zależności między wierszami, wiersze - rodzice nie mogą być edytowane. Jeżeli chcesz użyć własnych kalkulacji, możesz wyłączyć tą funkcję lub użyć własnej formuły w wierszu nie powiązanym.
  • Wiersze oznaczone jako "rodzic" będą miały szary kolor na wykresie Gantta oraz w widoku kalendarza. Należy mieć na uwadze, że nawet jeżeli dane wprowadzane w wierszach zależnych będą miały format minut, godzin, dni, dane odwzorowane w wierszu nadrzędnym będą w formacie dni pracujących.
Przenoszenie wierszy, kolumn i komórek. Podczas pracy z arkuszem Smartsheet nie raz zdarzy się konieczność przesunięcia komórki, kolumny lub wiersza. Poniżej opisujemy w jaki sposób program dopuszcza takie możliwości. Po pierwsze jednak, musisz posiadać uprawnienia administratora, właściciela albo edytora aby wprowadzać tego typu zmiany w arkuszu. Takie same uprawnienia należy mieć w arkuszu, do którego dane będą przesuwane. Należy mieć także na uwadze, aby dane w arkuszu do którego przenosimy, były tego samego typu co dane w arkuszu źródłowym, a kolumny posiadały te same nazwy. Jeżeli nie będzie takiej zgodności, dane które przeniesiesz zostaną umieszczone w nowej kolumnie. Stamtąd możesz je skopiować i w kleić w pożądanym miejscu.
Przenoszenie danych w ramach arkusza.
  • Aby przenieść pojedynczy wiersz, kliknij w numer wiersza i techniką chwyć&upuść przenieś w nowe miejsce. Ten sam efekt otrzymasz poprzez wycięcie i wklejenie wiersza.
  • Aby przenieść wiele wierszy, kliknij w pierwszy wiersz i wybieraj kolejne z przytrzymanym klawiszem Shift (jeżeli wiersze sąsiadują) lub Ctrl (jeżeli nie sąsiadują ze sobą).
  • Podobnie zasady przenoszenia danych co powyższe obowiązują w przypadku kolumn.
  • Jeżeli chcesz przenieść komórkę, umieść kursor nad jej brzegiem, aż pojawią się oznaczenia strzałek, następnie przeciągnij ją w nowe miejsce.
Przenoszenie danych do innego arkusza. Jeżeli zamierzasz przenieść wiersz do innego arkusza, rozwiń opcję wiersza za pomocą strzałki znajdującej się przy jego numerze i wybierz "Move to Another Shhet". Możesz przenieść wiele wierszy jednocześnie zaznaczając je i wykonując powyższą akcję. Następnie wybierz arkusz docelowy spośród wyświetlonych opcji. Wszelkie informacje, załączniki, komentarze z wiersza zostaną przeniesione do arkusza docelowego. Także historia działań na komórkach tego wiersza będzie ujawniała fakt przeniesienia tego wiersza.
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_4
Weź pod uwagę, że:
  • Przypomnienia powiązane z prznoszonymi wierszami nie przeniosą się do arkusza docelowego.
  • Jeżeli arkusz źródłowy zawiera jakiekolwiek kolumny, których nie zawiera arkusz docelowy, brakujące kolumny zostaną utworzone. Będziesz potrzebować uprawnień administracyjnych w takim przypadku.
Zabezpieczenia wierszy i kolumn. Jeżeli chcesz chronić kluczowe dane przed zmianą lub usunięciem przez inne osoby z dostępem do Twojego arkusza, możesz posłużyć się funkcją blokady. Dane zablokowane nie mogą być edytowane.  Inną metodą zabezpieczającą dane jest odpowiednie zastosowanie uprawnień nadawanych użytkownikom Smartsheet, na przykład, nadanie użytkownikowi uprawnień oglądającego bardziej niż edytującego. Interesującą funkcją jest możliwość tworzenia automatycznych reguł, które zablokują dane w komórce przy wystąpieniu określonych warunków. 
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_5
Getting_Things_Done__GTD__Tracker_-_Smartsheet_6
Najważniejsze sprawy, o których należy pamiętać zabezpieczając dane w arkuszach Smartsheet:
  • Należy posiadać uprawnienia administratora lub właściciela arkusza
  • Inni użytkownicy z uprawnieniami administratora i właściciela będą mogli edytować i usuwać dane w zabezpieczonych komórkach
  • Edytorzy będą mogli zobaczyć zablokowane kolumny i wiersze, lecz nie będą mogli ich edytować ani usuwać. To samo dotyczy każdego pracującego w arkuszu z tytułu "Update Request" i w opublikowanych arkuszach publicznie.