Kalendarz projektów w Smartsheet.

Waldemar PawlakKurs Podstawowy Smartsheet
Widok kalendarza jest jedną z czterech opcji przeglądania danych zgromadzonych w arkuszu i dostarcza narzędzi, dzięki którym możesz łatwo dostosowywać wgląd w swoje zadania. Ponadto posiada możliwość publikacji i współpracy z kalendarzami Google i iCal w Outlooku lub kalendarzu Apple.
calendar_smartsheet_3

Tak jak pozostałe widoki w Smartsheet, widok kalendarza uzależniony jest od typów kolumn zastosowanych w arkuszu. Aby skorzystać z tego widoku, potrzebujesz przynajmniej jednej kolumny typu "data", a jeszcze lepiej, jeżeli posiadasz zarówno datę rozpoczęcia jak i zakończenia zdarzenia. Widok kalendarza daje wgląd w sytuację w projekcie oraz w kontekście realizowanych w zespole zadań.


Praca z widokiem kalendarza. Kalendarz odwzorowuje daty użyte w arkuszu lub raporcie. Każdy arkusz i raport z przynajmniej jedną kolumną daty może zostać wyświetlony w formie kalendarza poprzez kliknięcie w odpowiednią opcję na pasku narzędzi. Pamiętaj, że możesz zmienić format wyświetlania się daty w ustawieniach języka i kraju na swoim koncie Smartsheet.


Wybór dat do wyświetlania. Zarówno właściciel jak i użytkownicy arkusza z prawami administratora mogą określać, które zadania zostaną przedstawione w widoku kalendarza.

1. Przełącz się na widok kalendarza.

2. Użyj opcji ustawień kalendarza.

3. W formularzu możesz dokonać zmian ustawień:

  • Wybór jednej kolumny, z której będą pobierane daty
  • Wybór zakresu dat z dwóch kolumn; początkowej i końcowej. W tym wypadku w kalendarzu zostanie wyświetlony zakres czasu na zadanie.
  • Jeżeli pracujesz z raportem, widok kalendarza może odzwierciedlać zakres dat spośród wielu arkuszy. Upewnij się, że wszystkie arkusze zawierają nazwy kolumn, które dokładnie odnoszą się do tych z ustawień kalendarza. Zadania z arkuszy, które nie zawierają tak nazwanych kolumn nie pojawią się w raporcie.
  • Jeżeli zastosowałeś hierarchię w swoich wierszach, możesz wybrać, czy w kalendarzu zostanie przedstawione podsumowanie tych zadań. Jeżeli ta funkcja nie zostanie zaznaczona, zadanie nadrzędne nie zostanie pokazane, lecz jedynie zadania podrzędne. 
  • Wybierając wyświetlanie powiadomień uzyskasz w widoku kalendarza ikonki (dzwonka) na dniach, w których powiadomienie zostało zaplanowane do wyświetlenia. Każdy użytkownik Smartsheet ma możliwość wyświetlenia własnych powiadomień. Przypomnienia nie mogą być nadawane z poziomu raportów, stąd też nie zobaczysz ich w widoku kalendarza raportu.
calendar_smartsheet_2
Zarządzanie widokiem zadań na kalendarzu. Każdy pasek obrazujący zadanie będzie wyświetlał tekst z głównej kolumny arkusza lub raportu. Jeżeli zadania nadrzędne zostały rozwinięte, kolory pasków zadań podrzędnych mogą być zmieniane przez użytkownika z poziomu menu kontekstowego. 
Weź pod uwagę, że:
  • Koloru nie można zmienić w widoku raportu, gdzie wyświetlane kolory odnoszą się do poszczególnych arkuszy.
  • Ręczne przesunięcie pasków zadań spowoduje zmianę dat w arkuszu.
  • Możesz skorzystać z formatowania warunkowego, aby automatycznie nadawać kolory paskom zadań.
  • Przy uruchomionych zależnościach w zadaniach, zadanie nadrzędne będzie zawsze szare.
  • Gdy zastosujesz ścieżkę krytyczną, pojawi się czerwona granica obrazująca sekwencję zadań do wykonania, aby projekt zakończyć w terminie.
  • Jeżeli nie chcesz widzieć w widoku kalendarza wszystkich zadań, utwórz kolumnę pomocniczą, w której wpiszesz daty jedynie przy zadaniach do wyświetlenia, i wybierz tą kolumnę w opcjach kalendarza.
  • Na obecną chwilę w widoku kalnendarza można odwzorować czas trwania zadania w jednostce jedynie całego dnia. Nie można podzielić go na godziny i minuty.
Edycja danych w wierszu zadania. Właściciel arkusza i użytkownicy z prawami admina lub edytora mogą zmieniać daty zadań poprzez technikę przeciągania pasków zadań i przenoszenia ich na inne dni. Pasek można rozciągać z obu stron. Ta funkcja nie jest dostępna dla widoku raportów a także dla pasków zadań nadrzędnych. Można także edytować pasek zadań poprzez dwukrotne kliknięcie na nim w widoku kalendarza. Pojawi się formularz opcji umożliwiający zmianę danych komórek całego wiersza.
calendar_smartsheet_4
Zmiana zakresu dat kalendarza. Kliknięcie w strzałki wyboru zakresu dat będzie przenosiło widoki o zadany okres do przodu lub wstecz. Kliknięcie pomiędzy strzałkami pozwoli na zmianę zakresu wyświetlanego czasu do wyboru: tygodniowy, 2,3 - tygodniowy, miesięczny. Klikanie na mini-kalendarz pozwoli nawigować poprzez projekt po datach. Skonfigurowany widok kalendarza można wydrukować do PDF, opublikować do zewnętrznego kalendarza lub wysłać jako załącznik. 
← →