Wykorzystanie wykresu Gantta w projektach

W niniejszym artykule staramy się przybliżyć podstawowe założenia prowadzenia projektów z użyciem wykresu Gantta. Program Smartsheet jest jednym z takich rozwiązań, które swą skuteczność i przyjazność obsługi zawdzięcza wykorzystaniu sprawdzonych metod zarządzania projektem, takich jak wykres Gantta wraz ze ścieżką krytyczną. Więcej na temat ścieżki krytycznej.

Co to jest wykres Gantta?

Wykres Gantta jest wizualizacją projektu opartą na widoku osi czasu (timeline), która umożliwia śledzenie jednostkowych zadań, ich zależności oraz zaangażowanych zasobów. Tego typu ogląd projektu pozwala na lepsze zrozumienie postępów i zgodności realizacji z harmonogramem projektu. Wykres Gantta posiada dwie osi: oś horyzontalna przekazuje informację o czasie, a oś wertykalna informację o liczbie zadań. Każde zadanie z kolei to pasek, którego długość określa data startu zadania i data jego zakończenia. Każdy pasek zadania ukazuje jego relację w stosunku do pozostałych zadań. Dzięki temu widoczne jest, czy zadanie może być wykonywane równolegle z innymi zadaniami, czy też między zadaniami występują zależności wskazujące na to, że muszą one być wykonywane w określonej kolejności. Dodatkowym wymiarem informacji o zadaniach może być korzystanie z procentowego określenia stanu realizacji zadania (% jego ukończenia). Natomiast zależności pomiędzy zadaniami są pokazane za pomocą linii i strzałek łączących paski zadań. Dzięki przebiegom tych linii możemy pokazać charakter zależności, na przykład zakończenie jednego zadania prowadzi do rozpoczęcia drugiego, bądź też oba zadania mają się rozpocząć jednocześnie. Możliwych kombinacji może być jednak o wiele więcej. Więcej na temat zależności w zadaniach.
Zespoły projektowe wykorzystują wykres Gantta do planowania projektów. Jeden rzut oka wystarczy by zorientować się w harmonogramie projektu, swoistej mapie drogowej, która określa jego ramy, ograniczenia i zapotrzebowanie na zasoby. Managerowie projektów opierają się na tej metodzie planując inwestycje i prace we wszystkich branżach, od branży IT, poprzez projekty marketingowe, inwestycyjne, konstrukcyjne i naukowe.  Wykres Gantta jest jednym z najpopularniejszych narzędzi w metodyce prowadzenia projektów. Zdecydowanie pomoga mu w tym szeroki zakres możliwości kontroli, chociażby w takich obszarach, jak:
  • Całościowy postęp w projekcie
  • Stopień realizacji poszczególnych zadań
  • Ilość pracy pozostałej do zrealizowania projektu
  • Grupowanie zadań pod określone fazy projektu
  • Odpowiedzialność za każde z zadań
  • Czas trwania zadań
  • Zależności pomiędzy zadaniami.
Dodatkowo stosuje się różnego rodzaju oznaczenia i kolory, które na wykresie wskazują status zadań, ich przypisanie do osób odpowiedzialnych, procent ukończenia, ostrzeżenia, np. o przedawnieniu, kamienie milowe.

Kiedy należy używać wykresu Gantta?

Wykres Gantta powinien być zastosowany już w fazie planowania projektu, a następnie na bieżąco aktualizowany, aby zachować zgodność harmonogramu ze stanem faktycznym. Narzędzie to będzie mogło być pomocne wówczas w ustaleniu potrzebnych zasobów, tak aby zakończyć projekt w czasie i w budżecie. Pozwoli również na lepszy ogląd struktury projektu. Podsumowując, wykres Gantta wnosi wiele korzyści do procesów projektowania i realizacji zadań, a przede wszystkim:
  • Pomaga przemyśleć plan projektu, określić niezbędne zadania, a przez to lepiej zdefiniować zakres projektu.
  • Umożliwia poprawne określenie czasów rozpoczęcia i zakończenia zadań, a także zadań zależnych: poprzedzających i następczych.
  • Pozwala na zidentyfikowanie ścieżki krytycznej projektu, odnalezienie zadań najistotniejszych z punktu widzenia zgodności projektu z jego harmonogramem.
  • Utrzymywanie aktualnej bazy informacyjnej dla członków zaangażowanych w projekt, dzięki czemu zmniejsza się liczba zapytań i spotkań poświęconych aktualnemu statusowi.
  • Wspiera działania upraszczające kompleksowe projekty do poziomu zrozumiałych i dających się skwantyfikować zadań.
  • Pomaga rozplanować zasoby w projekcie i zarezerwować je na określone fazy i prace potrzebne do jego realizacji.
  • Umożliwia lepsze zaplanowanie sprintów i iteracji w projektach IT.
  • Umożliwia śledzenie i porównywanie zmian w projekcie wobec jego harmonogramu.
  • Ułatwia współpracę pomiędzy różnymi stronami zaangażowanymi w projekcie.
  • Łatwiej można zidentyfikować zadania przedawnione i zagrożone.
  • Skraca czas potrzebny na planowanie projektu, aktualizację statusów i komunikację osób zaangażowanych w realizację.
Smartsheet_Gantt_Mobile
Testuj Smartsheet za darmo

.

pexels-anna-shvets-4226122