Szukając odpowiedniego programu do zarządzania zadaniami online będziesz musiał przedrzeć się przez cały wachlarz rozwiązań oferujących kolorowe, atrakcyjnie wyglądające okna i interfejsy oraz obietnice intuicyjnej obsługi. Czy w parze z dobrym pierwszym wrażeniem idzie praktyczność i elastyczność systemu? To nie zawsze będzie łatwo ocenić od razu. Natomiast warto przyjrzeć się temu jaka funkcjonalność kryje się pod atrakcyjną fasadą.
Na co zwrócić uwagę wybierając platformę SaaS do zarządzania zadaniami?
Rozglądając się za platformą do zadań szczególnie trudno o program, który gotowy jest na realia pracy obowiązujące na poziomie korporacyjnym w kontekście spójności, wydajności, skalowalności i bezpieczeństwa. Musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, czy poszukujesz rozwiązania jedynie do śledzenia zadań, czy też programu do zarządzania całościowo pracą swojego zespołu. Jaka jest więc tutaj różnica?
Więcej niż program do zarządzania zadaniami online
Większość aplikacji, których tak wiele jest obecnie na rynku, dobrze spełnia swoją rolę w zarządzaniu zadaniami osobistymi i przy niewielkich inicjatywach. Należy mieć jednak na uwadze, że nie zapewniają one w większości integracji z tak popularnymi platformami jak Microsoft Office 365, Slack, Saleforce czy Google Suite.
Najlepsze w swojej klasie rozwiązania SaaS, takie jak Smartsheet, pomagają organizacjom w regularnym zarządzaniu zespołami, oddziałami i projektami na poziomie korporacyjnym. Użytkownicy Smartsheet korzystają z funkcjonalności automatyzacji zadań i pracy, raportowania, zbierania i przetwarzania różnorodnych danych poprzez dedykowane formularze, kreowanie zestawień spośród wszystkich trwających projektów, tworzenia własnych portali menedżerskich i paneli zarządczych, a także z dostępu do wszystkich tych danych i opcji z poziomu aplikacji mobilnej. Skupmy się zatem na najistotniejszych elementach programu do zarządzania pracą, które stanowią o jego efektywności.
Wiele widoków to wiele możliwości
Platforma do zarządzania pracą powinna dać się dostosowywać do Twojego sposobu funkcjonowania oraz w szerszym kontekście - całej organizacji. Proste rozwiązania zbyt często narzucają określony sposób pracy, co może prowadzić do ograniczeń napotykanych wraz z rozwojem potrzeb i innowacyjności firmy.
Możliwość przeglądania danych i uzyskiwania potrzebnych informacji, patrząc na nie z różnych perspektyw, jest kluczowe dla osiągnięcia różnych celów i spełnienia różnych potrzeb użytkowników oprogramowania. Na przykład program Smartsheet korzysta domyślnie z układu arkusza, który jest dobrze znany osobom pracującym w programie Excel. Natomiast sam arkusz został uproszczony i dostosowany do sepłniania swojej roli w pracy z zadaniami. Wszelkie wprowadzone do arkusza dane można w łatwy sposób zobaczyć w układzie kart (Kanban), kalendarza oraz wykresu Gantta, w którym można również skorzystać z widoku ścieżki krytycznej. Te różnorakie opcje dostarczają większej swobody w wyborze wygodnej formy pracy.
Łączenie zespołów w spójnym środowisku platformy chmurowej
Nie jest rzadkością w organizacjach to, że działy pracują w swoistych silosach, co ma niekorzystny wpływ na przepływ informacji i często staje się kluczową barierą dla osiągnięcia międzywydziałowych celów. Jeżeli uważasz, że wybrany przez Ciebie pakiet do zarządzania zadaniami posiada wszelkie potrzebne funkcjonalności zastanów się, w jaki sposób rozwiązuje on problem braku efektywności we współpracy pomiędzy różnymi zespołami.
Łączenie i wymiana danych jest tym wszystkim co określa program Smartsheet. Platforma ta, działając jako rozwiązanie w chmurze (SaaS), zapewnia spójny ekosystem, który z łatwością wykorzystasz dla właściwego przepływu i łączenia danych. Linkowanie danych pomiędzy arkuszami, łączenie informacji z wielu projektów w jednym panelu zarządczym i budowanie arkuszy kompilujących wyniki pracy wielu działów to wyjątkowe funkcjonalności, niespotykane w prostych programach do zarządzania zadaniami. Dodaj do tego automatyczne akcje, wyzwalane poprzez wystąpienie określonych szablonem warunków, automatyczne żądania wysyłane w celu uzpełnienia danych, workflow akceptacyjne, notyfikacje i przypomnienia, a wszystko to dostępne zarówno z poziomu komputera jak i aplikacji mobilnej. Smartsheet pomoże uporządkować wiele procesów i może stać się centralnym punktem zarządzania projektami i danymi w Twojej organizacji.
Lepszy wgląd w wyniki pracy dzięki panelom kontrolnym
Nie od dziś wiadomo, że sukces w biznesie osiągają firmy zorientowane na szybkie pozyskiwanie i efektywne wykorzystanie informacji spływających zarówno z otoczenia konkurencyjnego jak i z własnych struktur. Proste narzędzia do zarządzania zadaniami mogą kokietować ładnymi wizualizacjami i widgetami. Jednak gdy chodzi o docieranie do sedna, będziesz potrzebować znacznie większej elastyczności i samodzielności w kreowaniu własnych paneli zarządczych. W programie Smartsheet możesz wykorzystać własny obszar do budowy takiego zestawu danych, prezentowanych w czasie rzeczywistym, który dokładnie odwzorowuje Twoje potrzeby informacyjne. Raporty, kluczowe wskaźniki produktywności (KPI), dane podsumowujące wyniki pracy z wielu arkuszy, a wszystko to w wybranym przez Ciebie formacie wykresów, tabel, wskaźników. Dane ubrane we właściwą formę możesz udostępniać na bazie odpowiednio dobranych uprawnień innym zainteresowanym stronom i członkom swojego zespołu.
