Pomimo dużej różnorodności w sposobie prowadzenia projektów, która wynika z branży, typu projektu, dostępnych zasobów, sposobu zarządzania, każdy z projektów musi tak samo przejść przez kolejne fazy. Pierwszą z nich będzie etap planowania projektu. Trudno sobie wyobrazić, aby jakiekolwiek przedsięwzięcie mogło być podejmowane bez przemyślenia i zaplanowania kolejnych kroków. Zwłaszcza w przypadku profesjonalnego prowadzenia projektu należy w fazie planowania określić cel projektu, zaplanować zasoby, rozpisać harmonogram i wyznaczyć zadania. Menedżer projektu ma do dyspozycji narzędzia, dzięki którym może komunikować zespołowi i innym zaangażowanym osobom terminy i fazy projektu. Podstawowym narzędziem będzie w tym wypadku harmonogram projektu.
Co to jest harmonogram projektu?
Harmonogram jest dokumentem lub narzędziem w programie do zarządzania projektami, który akcentuje jakie prace muszą zostać wykonane, porządek ich wykonywania, jakie zasoby będą potrzebne w całym procesie, w jaki sposób zasoby zostaną rozdystrybuowane oraz planowany czas wykonywania poszczególnych zadań. Harmonogram ma zapewnić bazę dla wszystkich tych założeń, a skuteczne zarządzanie projektem ma utrzymywać go na odpowiedniej ścieżce, tak aby odstępstwa od planu były jak najmniejsze.
Harmonogram wdrożenia projektu powinien obejmować:
Harmonogram projektu będzie używany na przestrzeni całego cyklu projektowego oraz do zarządzania portfolio projektowym. Dla branż, które regularnie podejmują się dużych projektów inwestycyjnych, takich jak inżynieryjne, konstrukcyjne, projekty w budownictwie, plan zarządzania projektem jest narzędziem nieustannie aktualizowanym przez odpowiedzialne za ten system osoby.
Podobnie jak wiele innych aspektów zarządzania projektami harmonogramowanie projektu wykonywane jest w iteracjach. Planując projekt menedżer musi oszacować potrzebne czasy, nakłady pracy i zasobów wedle wstępnych założeń i swego doświadczenia. Jednakże każda z tych zmiennych będzie ulegała zmianom, gdy tylko projekt ruszy. Harmonogram projektu jest tworzony zazwyczaj w jego początkowej fazie, lecz odnosić się do niego należy na każdym etapie cyklu życia projektu.
Wsparcie procesu harmonogramowania przez system do zarządzania projektami online.
Korzystanie z programu do zarządzania projektami online, wyposażonego w kreator harmonogramów, jest dużym ułatwieniem w pracy dla menedżera projektu oraz wszystkich członków zespołu. Dzięki temu, że system taki posiada możliwości do komunikowania się, śledzenia zmian, wglądu w aktualne statusy zadań cały projekt przebiega w sposób bardziej zorganizowany i efektywny. Takie systemy do zarządzania projektami zazwyczaj posiadają szablony i przykładowe karty harmonogramu projektu. Inaczej niż w przypadku popularnego programu Microsoft Excel, dedykowane oprogramowanie posiada również możliwości automatyzacji procesów towarzyszących realizacji zadań i projektów, narzędzia do zarządzania zasobami, do przeliczania czasu zadań, itp..
Smartsheet jest platformą chmurową, która umożliwia zespołom i organizacjom planowanie, zarządzanie i raportowanie projektów, pomagając na każdym etapie w szybszym i sprawniejszym działaniu. Zapoznaj się z wersją demonstracyjną i prezentacją Smartsheet.
Korzyści z zastosowania programu do harmonogramowania w codziennej praktyce menedżera projektu.
Dobrze przygotowany plan projektu skutkuje wieloma korzyściami na całej przestrzeni jego realizacji. Harmonogram pozwala członkom zespołu i sponsorom na śledzenie postępów w czasie rzeczywistym, komunikowanie się w odniesieniu do projektu i poszczególnych zadań, raportowanie i ustalanie oczekiwań wobec etapów projektu. Zadania i produkty etapów mogą być właściwie monitorowane, aby zapewnić ich wykonalność w zaplanowanym czasie. W przypadku opóźnień dużo łatwiej jest określić skalę ich wpływu na dalszy ciąg projektu i ostateczny termin zamknięcia. Tym samym łatwiej o podejmowanie właściwych decyzji.
Zarówno czas jak i zasoby są znaczącymi czynnikami mającymi wpływ na budżet projektu. Harmonogram i budżet w programie do zarządzania projektami powinny być skorelowane. Taką możliwość daje Smartsheet, którego arkusze pozwalają na elastyczne projektowanie struktury danych i obliczenia na bazie formuł, dobrze znanych z takich arkuszy jak np. Microsoft Excel. Wbudowana funkcjonalność zarządzania zasobami pozwala na kontrolę zaangażowania członków zespołów w poszczególnych zadaniach i projektach. Tym sposobem można mieć kontrolę nad tym, które z osób posiadają zbyt dużo nałożonych zadań, a które można zaangażować dodatkowo.
